Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? Teil 3 – Wir haben keine Risiken in unseren Projekten!

Montagmorgen, das neue Berichtstool muss bis heute Abend mit allen Daten, aus allen Projekten vollständig gefüllt sein. Gleich habe ich einen Termin mit Richard, einem der 15 Projektleiter, um den aktuellen Stand der Daten abzustimmen. Er hat 5 Projekte und das klingt nach einer Menge Arbeit und wahrscheinlich Überstunden für mich. Termine und Kosten sind meist schnell abgearbeitet, bei den Risiken steckt der zeitlich größte Aufwand drin.

Ich gehe mit Richard den Bereich Termine und Kosten durch, er hat noch wenige Anpassungen. Richard sagt: „Vielen Dank für deine viele Arbeit, die du reingesteckt hast. Wir sind dann jetzt fertig.“
Ich: „Moment, wir haben doch den Bereich der Risiken noch gar nicht durchgesprochen.“
Richard: „Risiken, wir haben keine Risiken in unseren Projekten!“

Was, Du hast keine Risiken in Deinen Projekten?

Ich: „Wieso hast Du keine Risiken in Deinen Projekten? Bei allen anderen Projekten haben wir eine ziemlich lange Liste an Risiken und Gegensteuerungsmaßnahmen aufgenommen. Und du hast keine Risiken in deinen Projekten?“

Richard: „Weißt du, es ist ganz einfach. Ich rede einfach mit den Leuten. Die haben so viel Vertrauen, dass sie mir erzählen was los ist. Und zwar bevor es eng wird. Dann suchen wir gemeinsam nach einer Lösung. Meine Leute lassen mich nicht im Regen stehen und ich sie nicht.“

Risiken, außerhalb des Einflussbereichs

Wir diskutieren dann noch ein Weilchen und entdecken im Vergleich zur Risikobetrachtung anderer Projekte doch noch 2 wesentliche Risiken. Richard bewertet sie: „Das sind Risiken, die tatsächlich außerhalb meines Einflussbereiches liegen. Hier ist der Kunde in der Verantwortung. Ich werde ihn gleich auf diese möglichen Gefahren hinweisen.“

Die Geschichte so oder so ähnlich hat sich vor über 10 Jahren zugetragen. Sie ist mir immer noch präsent.

Risikoanalyse, Risikobewertung und Risikominimierung

Hatte ich doch in meiner Projektmanagementausbildung viel gelernt über den Einsatz des Risikotools. Über Risiken, Risikobewertungen, Einschätzung der Auswirkungen und Wahrscheinlichkeit des Eintretens. Über Gegensteuerungsmaßnahmen und über finanzielle Risikorückstellungen. Ein Projekt ohne Risikomanagement, egal wie groß das Projekt ist, wird immer auf Risiken stoßen. Gut zu wissen, wie dann der „Plan B“ aussehen kann.

Wir reden miteinander

Immer wieder denke ich an meine Verwunderung über den Satz: „Wir haben keine Risiken, wir reden miteinander.“ Erst dachte ich, Richard nimmt mich überhaupt nicht ernst. „Wir reden miteinander“ kam in unseren Risikobetrachtungen in der Ausbildung nicht vor.

Später habe ich die Erfahrung in meinen Projekten gemacht, dass es immer auf die Menschen ankommt. Darauf, ob sie miteinander oder auch gegeneinander arbeiten wollen. Daraus ergeben sich große und kaum abschätzbare Risiken.

Umgang mit Risiken

Natürlich hatte Richard in seinem Projekt Risiken und er wusste auch, wie er damit umgeht. Aber zusätzlich hat er als erfahrener Projektleiter dafür gesorgt, dass keiner wartet, bis aus einem „Problem“ ein tatsächliches Risiko entsteht. Er hatte mit den Mitarbeitern in seinem Team ein gemeinsames Interesse, das Interesse eines nur gemeinsam erfolgreichen Projektes, gelebt.

Gemeinsam Lösungen finden wollen

Risikobetrachtungen, Kommunikation, Vertrauen, konstruktive Zusammenarbeit, der Wille gemeinsam Lösungen zu finden und gemeinsam erfolgreich zu sein sind die besten Möglichkeiten um Risiken vorzubeugen, sie zu vermindern und damit für Projekterfolge zu sorgen.

Reden Sie mal wieder miteinander! Ich wünsche Ihnen viel Spaß dabei und freue mich auf Ihre Geschichten.
Ihre Annette Berger

In dieser Reihe bereits erschienen:
Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 1 – Projektmanagement
Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 2 – Termine planen oder Flöhe hüten
Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 4 – Endlich mal Urlaub!

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