Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 1 – Projektmanagement

In der Schule fing es bei mir an. Ihr wollt eine Schuldisko haben? Gut, dann müsst ihr die selbst organisieren! Wer macht das? Leute, ich mache das!

Der Weg von „ich organisiere“ zu Projektmanagement

Später ging das locker so weiter. Allerdings wurden die Projekte größer und auch etwas ernsthafter. Die Planung wurde zu einer Herausforderung und doch hat meist alles geklappt. Ich hatte Spaß dabei und die anderen waren froh, dass sich jemand „den Hut aufgesetzt“ hat. Irgendwie ergab es sich auch, dass ich mir einen Job mit Projekten gesucht oder die Projekte mich gefunden haben.

Dann wurde mir das Organisieren aber zu „hemdsärmlich“, ich wollte mehr Strukturen. Folgerichtig habe ich eine Ausbildung zur Projektmanagement-Fachfrau gemacht. Dabei habe ich gelernt, wie man über Zielfindung, Projektstrukturplan, Aufwandsabschätzungen, Terminplanung, Arbeitspaketbeschreibungen, Kostenplanung, Projektsteuerung, Berichtswesen . . . . ein Projekt plant und durchführt.

Das magische Dreieck: Qualität, Termine und Kosten überwacht, das Projekt läuft.

Juhu, ab jetzt kann nichts mehr schief gehen. Dachte ich.

Vor zirka zehn Jahren: Meine Projekte wurden noch mal größer, viel technischer, viel komplexer und internationaler. Laufend gab es Änderungen bei den Anforderungen und natürlich entdeckte auch der Kunde neue Funktionalitäten, die ihm wichtig waren. Die Mitarbeiter kamen aus unterschiedlichen Kulturen und Nationen, die Projektsprache war Englisch. Für keinen aus dem Projekt war es die Muttersprache. Und immer noch alles im Griff? Nee, Projektmanagement allein reicht hier nicht.

Wir brauchen ein Projektoffice!

Das Projekt hatte so viele organisatorische Anforderungen, die es bisher so im Unternehmen noch nicht gab. Wer kümmert sich darum? Logischerweise erst mal die, die sowieso über alle Notwendigkeiten und Termine informiert ist. Das war dann ich als Terminplanerin.

Es dauerte nicht lange, bis mein Projektleiter mit dem Wunsch kam, wir brauchen ein Projektoffice. Mach Dir mal Gedanken wie das geht. Also gut, wir machen eine Schnittstelle, an der alle Informationen gesammelt werden, ein Ansprechpartner der vieles koordiniert. Das Dokumentmanagement packen wir dazu, das Konfigurationsmanagement und das Berichtswesen.

Es gab einige Aktivitäten, die nur während einer Projektphase notwendig waren. Zum Beispiel hatten wir die Forderung Mengen von Unterlagen für verschiedene Bereiche zur Verfügung zu stellen und zu überwachen. Wer macht es? Das Projektoffice! Wir haben die erforderlichen Personen, Unterlagen, Verteilerwege und Überwachungsmethoden zu einem Prozess zusammengefasst. Diesen Prozess haben wir sauber beschrieben und die vielen Unterlagen entsprechend an die Leute verteilt. Damit hatten wir immer einen Überblick, wer, wo, welche Dokumente hat. Andere Projekte, die nach uns diese Phase durchlaufen haben, hatten den Vorteil, dass wir den Prozess sauber aufgesetzt und beschrieben hatten. Sie konnten ihn für ihr Projekt übernehmen und anpassen.

Wir haben im Projektoffice alles getan, was notwendig war um, für Ordnung zu sorgen, die Übersicht zu behalten und den Mitarbeitern und der Projektleitung den Rücken frei zu halten.

Was machen Sie da eigentlich so im Projekt?

Wenn mir vor 10 Jahren jemand die Frage stellte, was ich denn, als eine Frau zwischen vielen männlichen Kollegen, in diesem komplexen technischen Projekt so mache und ich antwortete mit: „Ich arbeite im Projektoffice!“ dann hatte mein Gegenüber sehr oft Fragenzeichen in den Augen.

Also, sie sind die Sekretärin vom Projektleiter?
Nee, ich mache aktuell gerade die Terminplanung!
Sie verwalten die Termine ihres Projektleiters?
Nee, unser Terminplan hat 1500 Positionen!
Mensch, hat Ihr Projektleiter wirklich so viele Termine?

Ganz oft hatte ich das Gefühl, das man mir nicht glaubte oder mich belächelte. Projektoffice, vor 10 Jahren, kannten das noch nicht viele. Wir waren die „Vorreiter“, die „Pioniere“, wir haben es einfach gemacht.

Die Welt der Projekte entwickelt sich weiter. Aus klassischer Netzplantechnik wurde weit gefächertes Projektmanagement. Heute haben viele Unternehmen ein Projektoffice oder ein Projektmanagementoffice. Reichen diese Weiterentwicklungen aus, um Projekte erfolgreich zu machen?

In der Reihe „Was machen Sie da eigentlich so im Projekt?“ werde ich Ihnen meine ganz persönlichen Geschichten, Eindrücke und Emotionen aus meinen Projekten erzählen.

Erzählen Sie mir Ihre Geschichten, ich freue mich!

Ihre Annette Berger

Zu dieser Reihe gehört auch:
Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 2 – Termine planen oder Flöhe hüten?
Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 3 – Wir haben keine Risiken in unseren Projekten!
Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 4 – Endlich mal Urlaub!

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