Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 2 – Termine planen oder Flöhe hüten?

Gerade bin ich fertig. Alle Termine sind geplant, der Terminplan ist überarbeitet, noch mal geprüft und auf dem Gruppenlaufwerk abgelegt. Ich freue mich, alles geschafft. Da meldet sich eine neue E-Mail. Und darin, wie kann es auch anders sein, die Ergebnisse der Besprechung mit dem Kunden und eine Terminänderung. Auf den ersten Blick ist es ja nur ein Termin, der sich verschiebt. Nach kurzer Prüfung stelle ich aber fest, diese eine Terminverschiebung hat Auswirkungen auf mindestens 10 weitere Termine.

Der Terminplan ist genau so lange aktuell, wie man ihn bearbeitet. Sobald er fertig ist, steht auch schon die nächste Änderung an. Eben doch Flöhe hüten!

Warum planst Du Termine, ändert sich ja doch laufend?

Leute, die nicht aus dem Projektmanagement kommen, haben mich gefragt: „Wozu machst Du eigentlich eine Terminplanung? Du siehst doch, dass sich ständig alles ändert und du die Planung anpassen musst. Kannst du es doch gleich sein lassen.“

„Wenn das Projekt klein und sehr überschaubar ist, vielleicht. Wenn aber 20 Leute daran arbeiten, es 2 Jahre läuft und 5 Millionen Budget dahinter stehen? Sehr dumm ist dann, wenn man 2 Monate vor der Fertigstellung bemerkt, dass ein komplettes Aufgabengebiet vergessen wurde, mit dem man auch schon vor 12 Monaten hätte beginnen müssen.“

Diese Erklärung führte meist zu etwas mehr Verständnis.

Ist der Vorgang erledigt? Ich erwarte ein knappes „Ja“ – die Antwort lautet „Nein, weil . . . „

Als Terminplanerin im Projektoffice war ich regelmäßig damit beschäftigt Termine abzufragen.
„Hallo Produktverantwortlicher, laut Terminplan soll der Vorgang 53 bis Ende der Woche fertig sein, haltet Ihr den Termin ein?“

Auf meine Frage erwarte ich eigentlich ein einfaches, kleines, schnelles „Ja“. Aber die Antwort hieß: „Das kann ich noch nicht genau sagen, wahrscheinlich nicht, weil . . . . . wir ja erst noch die Ergebnisse von Testteam brauchen, aber die haben einen Fehler entdeckt. Die haben das auch schon an die Entwicklungsabteilung weitergegeben. Die Entwickler sind aber vollkommen im Overload, die Geschäftsleitung hat entschieden, dass ein anderes Projekt gerade absolute Priorität hat . . . . .“

So, da hatte ich nun einen ausführlichen Terminplan mit 1500 Positionen, mit Verknüpfungen und mit Ressourcenzuordnungen. Regelmäßig fragte ich die Termine bei den Verantwortlichen ab. Genau so regelmäßig habe ich den Terminplan zur Information an das Team und den Kunden verteilt. Ich habe viel Aufwand in die Pflege und damit in die Aktualität der Termine gesteckt.

Genau so ist das Projektleben. Jetzt hat man 2 Möglichkeiten.

1. Sich darüber zu ärgern, dass man mit seiner Planung nicht fertig wird. Und ja alle „ständig“ die Termine verschieben.

oder

2. Man sieht es als seinen Job an. Das ist das, wofür man täglich mit seinem Gehalt bezahlt wird. Die Termine abfragen, prüfen, den Status ermitteln, den Terminplan pflegen, Leute über Änderungen informieren. Wunderbar für das Projekt, wenn der Terminplaner ständig für einen aktuellen Stand sorgt.

Wie es mir damit ging?

Gut war:

• Das hatte für mich persönlich den ganz großen Vorteil, dass ich ganz viele spannende Informationen über das Projekt bekam. Technik hat mich schon immer begeistert.
• Für meine Schnittstellenposition im Projektoffice hatte es den Vorteil, dass ich mit vielen Leuten aus dem Projekt regelmäßig in Kontakt war. Ich wusste, wie der Fortschritt der Aufgaben war und kannte ihre Probleme.
• Wenn es irgendwo „eng“ wurde, konnte ich schnell die richtigen Leute an einen Tisch holen um für Fortschritt zu sorgen.
• Für meinen Job als Terminplanerin im Projektoffice gab es die Bestätigung: das was ich da jeden Tag tue, ist wichtig und wird geschätzt.
• Ich konnte extrem viel lernen. Erst dachte ich, wozu das denn auch noch? Heute denke ich, super, genau das hilft mir jetzt weiter!

Frustrierend war:

• Ich wollte den Vorgang im Terminplan auf erledigt setzen. Ich wollte einen Fortschritt sehen. Den es aber so nicht immer gab und vor allem konnte ich ihn nicht beeinflussen.
• Nicht jeder verstand meine gleichbleibende freundliche Hartnäckigkeit, wenn ich mich jede Woche mit der gleichen Frage bei Ihnen meldete. „Das habe ich doch vorige Woche schon erklärt, warum wir nicht fertig werden. Was willst Du denn schon wieder?“ Es war mein Job, jede Woche den Status abzufragen!
• Ja und Überbringer schlechter Nachrichten haben es auch oft nicht leicht. Sie kriegen schnell mal „Prügel“ für Dinge, für die sie gar nichts können. Stehen einfach gerade mal in der Schusslinie.
• Wichtige Lernerfahrung: Den Job bzw. hier die Unfreundlichkeiten die man abbekommt, von seiner eigenen Persönlichkeit trennen.

An alle Terminplaner in kleinen oder großen Projekten: Sie sind wichtig und machen einen super Job. Viel Spaß weiterhin beim „Flöhe hüten“

In der Reihe „Was machen Sie da eigentlich so im Projekt?“ werde ich Ihnen meine ganz persönlichen Geschichten, Eindrücke und Emotionen aus meinen Projekten erzählen.

Erzählen Sie mir Ihre Geschichten, ich freue mich!
Ihre Annette Berger

In dieser Reihe bereits erschienen:
Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 1 – Projektmanagement
Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? Teil 3 – Wir haben keine Risiken in unseren Projekten!
Was machen Sie da eigentlich so im Projekt? – Teil 4 – Endlich mal Urlaub!