„In den regelmäßigen Statusmeetings mit dem Kunden gibt es massive Auseinandersetzungen wegen des Fertigstellungstermins. Der Auftraggeber der Gemeinde erwartet die Fertigstellung im August. Wir vom Projekt haben aber von Beginn an den Fertigstellungstermin im September genannt. Emotionen kochen hoch. Der Ärger schwappt rüber in unser Team. Es vergeht immer eine Woche ehe alle wieder ins normale Projektgeschäft kommen.
Ich konnte mir überhaupt nicht erklären was da läuft, bis ich zufällig ein Telefonat höre, in dem Andreas, mein Teilprojektleiter A, mit Gunnar, dem Auftraggeber bei der Gemeinde, Fertigstellungstermine im August vereinbart. Andreas und Gunnar behandeln mich außerdem wie einen kleinen Jungen, den man an die Hand nehmen muss. Ich fühle mich überhaupt nicht ernst genommen.“ erzählt mit der junge Projektleiter Paul.
Es ist genervt und vor allem versteht er nicht wo diese Unstimmigkeiten herkommen. Das Projekt macht ihm Spaß, er arbeitet gern mit seinem Team. Wenn da nicht der ständige Ärger um den Fertigstellungstermin wäre.
Die Geschichte kommt Ihnen bekannt vor?
Entweder aus Ihrem eigenen Projekt oder aus meiner Geschichte „Wozu soll eine Rollenklärung gut sein“. Der junge Projektleiter Paul entschied sich für ein Coaching in dem er unter anderem seine Rollen betrachtet hat.
Ein erster Veränderungsansatz war, den Zusammenhalt im Team zu stärken. Paul hat mit seinem Team einen Kegelabend verbracht, anschließend waren sie essen und hatten bei einem Bier Zeit miteinander zu reden.
Der zweite Ansatz war, Paul wollte dabei herausfinden, was der „gute Grund“ für das Verhalten von Andreas ist und gleichzeitig eine Grundlage für eine bessere Kommunikation zu ihm herstellen.
Paul hat sich lange mit Andreas unterhalten. Andreas ist mit Gunnar eng befreundet und kennt einige Hintergründe.
Der „gute Grund“ oder das Interesse hinter einer Forderung.
Die Anlage wird für ein gerade entstehendes Wohngebiet am Rande der Kleinstadt errichtet. Es ist die einzige Anlage, die das Wohngebiet mit Heizung und warmen Wasser versorgen wird. Es besteht derzeit keine andere Möglichkeit der Versorgung. Die Gemeinde steht in der Verantwortung die Anlage bis Ende September vollständig in Betrieb zu nehmen. Ab Oktober werden die ersten Mieter und Eigentümer einziehen. Für die Gemeinde hat die Fertigstellung der Anlage die oberste Priorität.
Gunnar muss mit weitreichenden persönlichen Konsequenzen rechnen, wenn die Anlage nicht rechtzeitig in Betrieb gehen kann. Deswegen hat auch er ein sehr großes persönliches Interesse an einer „pünktlichen“ Fertigstellung. Gunnar hofft, sich mit einem zeitlichen Puffer Sicherheit zu verschaffen. Er sucht sich Unterstützung und Vertrauen bei seinem Freund Andreas. Wenn die Anlage schon im August fertig ist, dann ist seine „gefühlte“ Welt in Ordnung. Andreas versucht natürlich seinen Freund so gut es geht zu unterstützen und setzt sich ebenfalls für einen Fertigstellungstermin im August ein. Sehr zum Ärger von Paul und dem restlichen Projektteam.
Der junge Projektleiter schafft sich endlich Klarheit über das was da läuft.
Gemeinsam mit seinem Coach betrachtet Paul mit seinen Erkenntnissen die Projektsituation neu. So langsam versteht Paul, warum sich Gunnar genauso verhält und was in seinem Projekt so abgelaufen ist:
- Die Verantwortung der Gemeinde gegenüber den Mietern ist riesig
- Die persönlichen Konsequenzen bringen Gunnar in besonderen Handlungsdruck
- Die Loyalität der Freundschaft zwischen Andreas und Gunnar ist größer als die Loyalität zwischen Andreas und seinem Projekt / Projektleiter
- Andreas überschreitet seine Rolle als Teilprojektleiter A wenn er Termine zusagt
- Andreas Terminzusagen schränken Paul in seiner Verantwortung als PL ein
- Niemand handelt, um dem Projekt bewusst zu schaden
- Trotzdem entstand Unruhe, Verärgerung, Vertrauensverlust im Team und beim Kunden
Mit diesen Erkenntnissen sind noch keine Lösungen geschaffen. Aber sie sorgen dafür, dass Paul verstehen kann, was in seinem Projekt und in den Meetings abläuft. Paul hat Klarheit gewonnen. Daraus leitet er seine nächsten Handlungsschritte und Maßnahmen für die Projektumsetzung ab.
Handlungsalternativen werden sichtbar.
Paul erzählt in einer abschließenden Coachingstunde über Maßnahmen, die er mit seinem Team neu erarbeitet hat:
- Absolute Priorität liegt bei der Einhaltung des Fertigstellungstermins im September
- Das Vertrauen zum Auftraggeber soll verstärkt werden.
- Risikomanagement erweitern, „Plan B“ für wichtigste Risiken erarbeiten
- Unterstützung im eigenen Unternehmen anfordern
- Enge Kontrollen der Zwischentermine
- Bei Abweichungen sofortige Gegensteuerungsmaßnahmen einleiten
Die Kommunikation hat sich verändert.
Das Gespräch zwischen Paul und Andreas ist so oder so ähnlich abgelaufen:
Paul: „Danke, dass Du versucht hast, den Auftraggeber auf Deine Art zu unterstützen und Vertrauen zu schaffen. Das ist ab sofort meine Aufgabe.
Du teilst mir monatlich deine Termine mit. Ich werde die Termine aller Teilprojekte wie bisher in den Terminplan aufnehmen und an den Auftraggeber übergeben. Ich bin die einzige Kommunikationsschnittstelle. Ich bitte dich, keine Terminabsprachen mehr direkt zu führen. Sollte es Abweichungen geben, dann melde dich sofort bei mir. Wir werden gemeinsam sofort nach Alternativen suchen.“
Was hat das jetzt alles mit Rollen zu tun?
Andreas hat die Grenzen seiner Rolle als Teilprojektleiter A überschritten, in dem er Projektermine mit dem Auftraggeber abgestimmt hat.
Genau diesen Teil der Verantwortung für die Terminabstimmung mit dem Auftraggeber konnte Paul in seiner Rolle als Projektleiter nicht ausführen. Den wird er ab jetzt wieder übernehmen.
Paul übernimmt zusätzlich verstärkt die Rolle des „Hüters des Fertigstellungstermins“ und die Rolle des „Vertrauen schaffenden“.
Die Sicht auf Rollen erklärt was im Projekt „dahinter“ läuft. Sie schafft Klarheit. Handlungsmöglichkeiten werden schnell sichtbar.
Und der junge Projektleiter Paul?
Er ist froh, dass er sein Projekt wieder im Griff hat.
Ich freue mich auf Ihre Projektgeschichten und Ihre Kommentare.
Ihre Annette Berger
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