Noch mehr Werkzeuge für Projektmanager – Teil 2 – Das Gedächtnis des Projekts

In der Projektwerkstatt geht es darum, etwas zu tun, etwas Neues auszuprobieren. Mal ein Werkzeug in die Hand zu nehmen, das man bis dahin noch nicht kannte. Das richtige Werkzeug für die jeweilige Situation auszuwählen. Damit Ihr garantiert das richtige Handwerkszeug nutzen könnt, möchte ich Euch hier die Werkzeuge meiner Kollegen oder Kooperationspartner vorstellen, die Euch in Eurer Arbeit ebenfalls weiter bringen.

Heute geht es um Kommunikation, eine gemeinsame Datenbasis und das Gedächtnis des Projektes.

Kannst du dich erinnern, wir hatten doch da mal . . .

Ich denke oft an meine Zeit im Projektoffice zurück. Wir nutzten in unseren Projekten jede Menge unterschiedliche Tools. Die Terminplanung gab es in MS Project, die Kosten- und Ressourcenplanung in Excel, die Dokumente stapelten sich in einem eigenen Dokumentenmanagementsystem und Berichte und Präsentationen erstellten wir in Power Point. Eine Liste offener Punkte gab es natürlich auch noch. Dazu kamen dann noch weitere Datenbanken und E-Mails. Das alles landete im besten Fall im Projektverzeichnis. Sehr oft aber auf den Verzeichnissen der Fachabteilung und gerne auch auf der lokalen Festplatte der Kollegen.

Beispielsweise haben wir die Aufgaben für die nächste Woche aus dem Terminplan nach Excel exportiert, in „Form“ gebracht und per Mail an die Kollegen verschickt. Mit dem „Rücklauf“ hielten wir die Terminpläne auf Stand. Ein riesiger Aufwand für uns im Projektoffice, Woche für Woche.

Ganz oft sind die Kollegen mit der Frage zu uns ins Projektoffice gekommen: „Weißt du noch, vor ein paar Monaten, da hatten wir doch . . . Kannst Du mir sagen oder erinnerst du dich noch, wie das war und wo wir die Unterlagen dafür abgelegt haben? Weißt Du auch noch, an wen wir das verteilt haben? Gibt es vielleicht auch noch ein Protokoll dazu oder Entscheidungen?“ Wenn die Unterlagen über unseren Tisch gegangen sind, dann konnten wir dort sehr oft weiterhelfen. Wenn sie aber über den Tisch z.B. der beteiligten Fachabteilung gegangen sind oder einfach nur per Mail verteilt wurden, konnten wir nicht weiterhelfen.

Wäre es nicht toll, ein Tool zu haben, das alles weiß? Was das Gedächtnis des Projektes ist? Auf das jeder zugreifen kann, wo alle Informationen an einer Stelle gefunden werden können? Was die Aufgaben des Projektes und den Stand der Erledigung abbildet? Genau das geht jetzt!

Das Gedächtnis des Projektes

Die Mitarbeiter von l-mobile projects machen es vor. Sie haben ein Tool entwickelt, ein sehr effizientes Gedächtnis des Projekts. Ich durfte vor kurzer Zeit dieses interessante Unternehmen und deren Mitarbeiter kennenlernen. Sie haben mir ihre Projektmanagementsoftware vorgestellt und ich dachte immer nur: „Wenn ich die in meinem Projekt gehabt hätte, was wäre die Arbeit doch effektiv und übersichtlich gewesen.“

l-mobile projects

„In time. In budget. In quality. Alle haben mehr Zeit fürs Wesentliche.“

Projekte werden transparent

Silvia Böhm, Produktmanagerin der mobilen Softwarelösung L-mobile projects erzählt:
„Tatsächlich haben wir mit L-mobile projects uns eine Umgebung erschaffen, wo unsere Projekte wirklich transparent wurden. Nun haben wir bei L-mobile die wunderbare Situation unsere gesamten Aufträge direkt aus unserem ERP-System (Dynamics NAV) in unser L-mobile projects zu übertragen.
Die aktuellen Aufgabenbudgets und alle relevanten Belege, wie Rechnungen, Gutschriften, die just-in-time vom ERP übertragen werden, sind immer auf dem aktuellsten Stand und können in projects den einzelnen Aufgaben zugeordnet werden.

Geringer administrativer Aufwand

Zusätzlich können wir über unsere Projekt-Templates mit wenigen Mausklicks ein neues Projekt mit allen relevanten Komponenten anlegen (Aufgaben, Personen, Berechtigungen, Dokumente, Merkmale, Risikoanalyse-Einstellungen).

Der administrative Aufwand verringert sich dadurch bereits bei Projektstart. Da alle Aufgaben eine Zeit- und Kostenerfassungsfunktion haben, können wir als Dienstleister übersichtliche Rechnungen erstellen.

Weltweite Integration der Kunden und Geschäftspartner

Einer der Vorteile einer Software as a Service (SaaS) Online Lösung ist die weltweite Integration unserer Kunden und Geschäftspartner. Sie können neue Aufgaben und offene Punkte anlegen oder auch den gesamten Projektverlauf mitverfolgen und mitentscheiden, von jedem PC und an jedem Ort. Wir sind somit „Agil“ wie nie zuvor…

Feststellen, wo der Schuh drückt und zielgerichtet reagieren

Die Kommentare zu den Projekten und Aufgaben, sowie alle weiteren relevanten Dokumente bilden die Lebensakte einer jeder Aufgabe. Somit haben wir stets den Überblick über den gesamten Projektstatus.
Durch multiple Auswertungsmöglichkeiten (sowohl grafisch, als auch in Excel) können wir sofort feststellen, wo der Schuh drückt und zielgerichtet reagieren, bevor es zu einer offenen Wunde kommt.
Durch unser persönliches Dashboard haben wir alle unsere Aufgaben, Meilensteine, Nachrichten und Dateien an einer zentralen Stelle verfügbar. Durch unsere Kapazitätsplanung und unsere Terminierungsfunktionen (Vorwärts- und Rückwärtsterminierung) können wir schnell realistische Projektpläne erstellen und Kapazitätsengpässe visuell darstellen.

Die zukünftige Entwicklung wird sichtbar

Die kaufmännische Planung profitiert ebenfalls mit L-mobile projects aufgrund der personen-, aufgaben- und terminbezogenen Forecasts, basierend auf vorhandener Aufträge und Aufgaben.

Geringer Schulungsaufwand und benutzerfreundliche Oberfläche

Der Schulungsaufwand liegt zwischen 2 Stunden bis 3 Tage – je nachdem, welche Rolle dem jeweiligen Nutzer von L-mobile projects übertragen wurde. Nach unserer Erfahrung benötigt ein Projektleiter 2 MT und ein Projektmitarbeiter 1 MT für die Schulung des Systems. Der geringe Schulungsaufwand und die Usability der Oberfläche steht beim L-mobile projects an oberster Stelle.“

Die L-mobile Unternehmensgruppe

Die L-mobile Unternehmensgruppe wurde 2001 von Günter Löchner gegründet und hat sich zum Ziel gesetzt, starre Datenerfassungssysteme mobil und somit einfacher, transparenter und produktiver zu gestalten. Als führenden Anbieter von mobilen B2B Softwarelösungen optimiert L-mobile Geschäftsprozesse in den Bereichen Lager, Logistik, Produktion, Vertrieb, Service und Infrastruktur. Von den innovativen Lösungen profitieren Kunden aus den unterschiedlichsten Branchen – unabhängig von der Unternehmensgröße. Vom mittelständischen Handwerksbetrieb bis hin zum weltweit agierenden Konzern ist alles vertreten.

Wir bieten Ihnen eine ganzheitliche Systemlösung aus einer Hand. Unsere Erfahrung aus über 750 erfolgreich realisierten Projekten gepaart mit unserem Knowhow in der Projektumsetzung gewährleisten eine zeitnahe und reibungslose Umsetzung Ihrer Projekte.

Darüber hinaus bietet L-mobile als Systemintegrator komplett automatisierte (RFID & Barcode) Lösungen mit eigener SCADA Software, ganz im Sinne von Industrie 4.0 an und bietet über 20 Standardschnittstellen zu allen führenden ERP-Systemen über den L-mobile Enterprise Bus.


Fotos: © L-mobile solutions GmbH & Co. KG

Wir wünschen Euch viel Spaß beim Lesen und freuen uns auf Eure Projekte
L-mobile projects und Annette Berger

Werkzeuge der Projektwerkstatt findet Ihr unter anderem hier:
Noch mehr Werkzeuge für Projektmanager – Teil 1
Noch mehr Werkzeuge für Projektmanager – Teil 3 – systemisches Meeting Management
Projektcoaching – das ist die Werkzeugkiste für Projektmanager

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