Noch mehr Werkzeuge für Projektmanager – Teil 3 – systemisches Meeting Management

Im Teil 3 der Reihe „Noch mehr Werkzeuge für Projektmanager“ gibt es auch heute wieder einen Gastbeitrag.
Hans Martin Burr  von symm – Meetings produktiv gestalten  stellt das systemische Meetingmanagement vor. Vielen Dank dafür. Alle Bilder © symm.de

Kurzer Prozess – mit systemischem Meeting – Management zur erfolgreichen Projektkommunikation

„Schlechte Kommunikation“ wird als Hauptursache (62%) für das Scheitern von Projekten genannt (GPM-Studie 2007). Kein Wunder: Kommunikation ist das Bindemittel aller Projektbeteiligten, ohne das überhaupt nichts läuft. Doch der wichtigsten Kommunikations-Plattform – dem Projektmeeting – wird viel zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt. symm, das systemische und systematische Meeting-Management ist eine neuartige Methode für effiziente und erfolgreiche Projektmeetings.

Vorsicht Falle: Meetings als Zeit- und Kostenfalle

Zähe Meetings mit magerem Ergebnis sind aber kein Spezialproblem des Projektmanagements. Fast die Hälfte aller Meetings in Unternehmen (48,5 Prozent, Schell-Studie 2013) gelten als unproduktiv. Die Folge sind nicht nur schlechte Meeting-Ergebnisse und frustrierte Mitarbeiter, sondern auch eine immense Zeit- und damit Geldverschwendung – beziehungsweise umgekehrt „eine große Chance, den Return on Invest zu steigern“ (Rogelberg 2013): Wenn ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern in Meetings die Effizienz der Besprechungen um nur 20 Prozent steigert, entspricht das umgerechnet einer Ersparnis von über 200.000 Euro im Jahr (Berechnungsdetails: http://symm.de/starten-mit-symm/).

Die Gründe ineffizienter Meetings lassen sich in zwei Kategorien einteilen (vgl. Rausch 2008, S. 262f):

  • „technische“ Faktoren, wie keine Tagesordnung und damit keine klaren Ziele, Unpünktlichkeit, kein oder ein unzureichendes Protokoll, keine klare Maßnahmen-Vereinbarung- und Nachverfolgung, die falschen Meeting-Teilnehmer
  • „menschliche“ Faktoren, mit dem Ergebnis „dysfunktionaler“ Kommunikation, etwa nicht ausreden lassen, Selbstdarstellungen oder Killerphrasen, also fehlendes Handwerkzeug für Kommunikation in Gruppen.

Gut kombiniert: symm arbeitet mit Mensch und Technik

symm geht beide Problemstellungen gleichermaßen an:

  •  symm ist eine webbasierte Software, die den kompletten Meeting-Prozess vom Anlegen des Meetings über Erstellung von Tagesordnungspunkten, Einladungen, Protokoll-Versand bis zur Maßnahmennachverfolgung strukturiert und dokumentiert. Mit seinen vielen Automatik-Funktionen entlastet dieser schlanke, selbsterklärende Prozess den Projekt-/Meetingleiter sofort und spürbar.
  • Passgenau zu den jeweiligen Tagesordnungspunkten bietet symm auf Knopfdruck einfache und klar verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tools und Vordrucke für gelungene Kommunikation, produktive Gruppenmethoden und gezielte Hilfen rund um Projektkommunikation – vom Stakeholder-Management bis zu Kommunikationsplänen. Idealerweise werden die Methoden von den Meeting-Leitern zuvor in einem zweitägigen symm-Seminar trainiert.


Im Automatikmodus durch den Meeting-Prozess: symm versendet Einladungen, Tagesordnungen und Protokolle, dokumentiert, fragt ab, sammelt Tasks und bietet individuelle Aufgabenlisten auf Knopfdruck.

So dient der symm-Prozess nicht nur der Strukturierung, der lückenlosen Dokumentation und der Arbeitserleichterung, sondern er hält mit der symm-Toolbook praxisgerechte, leicht umsetzbare Methoden vor für eine erfolgreiche Kommunikation im und rund ums Projektmeeting.

Quellenforschung: Probleme dort angehen, wo sie entstehen

symm arbeitet konsequent nach der Devise, Fehler bei der Entstehung anzugehen, anstatt zu warten, bis im Meeting die ganze Gruppe darunter leidet. Wer einen Tagesordnungspunkt einreicht muss daher sein Anliegen per Klick einordnen (Informieren, Problemlösung, Entscheidungsfindung, Ideenfindung) und stichwortartig präzisieren.

Systemische Fragestellungen (etwa denken in Auswirkungen) helfen dabei, die Relevanz des Themas zu hinterfragen. Beispiel Informationen geben: „Nehmen wir an, Sie haben die Informationen gut und Vollständig weitergegeben – was ändert/verbessert sich für die anderen Teilnehmer in ihrer konkreten, praktischen Arbeit?“ Dann stehen mehrere Alternativen zum Anklicken bereit, etwa „müssen Dinge anders machen“, „bekommen Orientierung“. Wenn die Information keine Auswirkungen hat, dann empfiehlt der Prozess Kommunikations-Alternativen E-Mail oder Telefongespräch statt Tagesordnungspunkt. Im Zweifelsfall kann der Meetingleiter zu jedem eingereichten Tagesordnungspunkt per Kommentarfunktion Rückfragen stellen, bevor er in die Agenda übernommen wird.

symm stellt die Sinn-Frage: Wenn es darauf keine Antwort gibt, gibt es auch kein Tagesordnungspunkt.

Das geht besser: Die Feedback-Schleife im Meeting -Prozess

Im Qualitäts- und Changemanagement ist es wirklich nichts neues, bei Meetings schon: Feedback-Prozesse zur Qualitätsverbesserung. Dafür bietet symm eine zuschaltbare Funktion – Blitz-Feedback. Nach dem Meeting bekommen alle Teilnehmer einen elektronischen Mini-Fragebogen zugesandt, in dem sie mit drei Klicks die Effizienz, die Qualität der Ergebnisse und die Atmosphäre im Meeting anonym bewerten. Die Durchschnitts-Ergebnisse erscheinen dann – im Vergleich zu den Durchschnittswerten aller Meetings – automatisch als erster Punkt der nächsten Tagesordnung. Und geben Anlass zur Reflexion und gegebenenfalls zum Beschluss von Änderungs-Maßnahmen, oder auch nicht. Dies kann natürlich keine ausführliche Mitarbeiterbefragung ersetzen, birgt aber mit einem Aufwand von nur drei Klicks erhebliche Verbesserungspotenziale aus dem laufenden Prozess.

Was soll ich hier? Die falschen Leute am falschen Ort.

Wer kennt das nicht: Man sitzt mittelmäßig bis schwer genervt im Projektmeeting und wartet geduldig, bis man drankommt, und muss dann noch die Zeit überstehen, bis endlich der Schlussgong ertönt. In manchen Projektmeetings sitzen gar Leute, die überhaupt nicht wissen, was sie hier sollen, deren Namen aber wie auch immer auf den Verteiler gerutscht ist und die sich nicht zu sagen trauen, dass sie in der völlig falschen Vorstellung sitzen. Vielleicht einfach mal die Leute fragen?

Dafür gibt symm den Meetingleitern ein kurzes Abfrage-Formular an die Hand, mit dem potenzielle Meeting-Teilnehmer eine Selbsteinschätzung über den Sinn ihrer Anwesenheit mitteilen können. Darüber hinaus kann der Meeting-Leiter im symm-Prozess die Teilnehmer-Matrix nutzen: Per Klick kann er jedem Teilnehmer individuelle Tagesordnungspunkte zuordnen, die dann als Angabe hinter dem Name („Müller (TOP 3,4)) automatisch in das PDF der Tagesordnung übernommen werden, bevor sie per Mail, ebenfalls automatisch, versandt wird.


Jeder Klick spart Zeit und Nerven: Teilnehmer-Matrix in symm. Die Zuordnungen werden automatisch in die PDF-Meeting-Einladung übernommen und per Mail versandt.

Wir sind der festen Überzeugung, dass für viele Meeting-Formate die Zeiten der geschlossenen Anwesenheit vorbei sind. Ja, es bringt natürlich eine gewisse Unruhe in die Veranstaltung. Aber Hand aufs Herz: Zählen sie bei irgendeinem Tagesordnungspunkt einmal die Kolleginnen und Kollegen zusammen, die am Handy oder Notebook rumspielen, und die, die es gerne tun würden (sich aber vielleicht nicht trauen). Diese Menschen signalisieren: Ich habe wichtigeres zu tun. Warum also sollte man sie das nicht tun lassen, und zwar an ihrem Arbeitsplatz. Die Verabschiedung des „Alle-müssen-dabeisein-Glaubenssatzes“ birgt jede Menge Sparpotenziale für Zeit und Nerven.

Lass uns mal reden – aber bitte nur über Abweichungen

Manchmal erscheint einem ein Status-Meeting wie ein Hochamt: es wird mehr zelebriert als abgehalten. Einem strengen Ritual folgend bekommt jeder Teilprojekt-/Arbeitspaket-Verantwortliche seinen Auftritt und spricht zur Gemeinde; meistens darüber, wie toll alles bei ihm läuft und wie schwierig es war, das hinzubekommen. Keine Frage, jede Organisation braucht ihre Rituale, viele davon sind förderlich und identitätsstiftend. Status-Meetings dauern aber zu lange und sind zu häufig, als dass sie nur der Erbauung der (vortragenden) Teilnehmer dienen können, sie sollen viel mehr dafür sorgen, dass das Projekt läuft, Ende.

Im symm-Prozess werden daher die Teilnehmer systematisiert per Template abgefragt, ob es in ihrem Verantwortungsbereich Abweichungen gegenüber der Projektplanung gibt. Falls nein, ist es prima und es wird (wenn es der Meetingleiter nicht manuell zuweist) keine Redezeit eingeplant. Für den Ausdruck von Wertschätzung gibt es auch andere Währung als Meetingzeit. Falls ja, wird in Checkboxen die Art der erwünschten Unterstützung und Informationen und Unterlagen zum Upload abgefragt, damit sich die anderen Meetingteilnehmer auf das Thema vorbereiten können. Die Zeit dazu sollte dann ja vorhanden sein, die Meetings sind ja entsprechend kürzer.

Es ist angerichtet: Die Zutaten von symm

Die Zutaten für den Meeting-Erfolg im symm-Konzept sind Transparenz und Reflexion, Systematik und Struktur und nicht Zwang und Mehrarbeit. Die Technik muss dem Menschen dienen nicht umgekehrt. Programme und Prozesse, die in der Wahrnehmung der Betroffenen nicht funktionieren, gehören abgeschaltet. Der Anspruch von symm ist daher:

  • Sofortige Entlastung des Meeting-/Projektleiters von nervender Organisationsarbeit.
  • Bessere Meeting-Ergebnisse und mehr Projekterfolge durch die optimale Nutzung des vorhandenen Wissens mit partizipativen Gruppen- Methoden aus dem symm-Toolbook.
  • Höhere Mitarbeitermotivation durch bessere Gruppenkommunikation und weniger unnütze Anwesenheitszeiten.
  • Jede Menge gesparte Nerven, Zeit – und damit Geld.

Quellen/Literatur
GPM-Studie (2007): „Konsequente Berücksichtigung weicher Faktoren“. Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (GPM), PA Consulting Group GmbH.
Rausch, A. (2009): Controlling von innerbetrieblichen Kommunikationsprozessen: Effektivitätsmessungen von Face-to-Face-Meetings. Gabler Verlag. Wiesbaden
Rogelberg, S. G. (2013): Interview “Meetings erfolgreich gestalten: Best Practise und Perspektive für die Forschung” (Kauffeld, S., Nale Lehmann-Willenbrock, N. 2013). In: Personal Quarterly 02/2013, S. 6 + 7. Haufe-Lexware GmbH & Co. KG. Freiburg
Schell, A. (2013): Meeting-Kultur in europäischen Unternehmen: Eine multinationale Langzeit-Studie in Deutschland, Österreich, Schweiz, Frankreich, Großbritannien und Schweden (2002-2012). Zusammenfassung der wichtigsten Basis-Erhebungsergebnisse. Europäisches Institut für angewandtes Kundenmanagement (eifk). München.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen
Ihr Hans Martin Burr und Annette Berger

Werkzeuge für Projektmanager finden Sie auch hier:
Noch mehr Werkzeuge für Projektmanager – Teil 1
Noch mehr Werkzeuge für Projektmanager – Teil 2 – Das Gedächtnis des Projektes
Projektcoaching – das ist die Werkzeugkiste für Projektmanager

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