Mit dem Stift Besprechungen erfolgreicher machen – 3 einfache Tipps

Heute habe ich in meinem Blog einen Gastbeitrag meiner Kooperationspartnerin Annette Hexelschneider von knowvis – Wissen visualisieren aus Wien. Vielen Dank dafür liebe Annette.

Können Sie Blindschach spielen? Ihre Augen sind verbunden, Sie sehen die Züge nicht, diese werden nur angesagt und Sie spielen aus dem Gedächtnis.
Wenn ja, sind Sie perfekt geeignet für Besprechungen, in denen nur geredet wird.
Wenn nein, finden Sie hier 3 Tipps, wie Sie Besprechungen sehender machen. Damit vergrößern Sie die Chance, dass Ihre Besprechung gesteckte Ziele erreicht. Alle Tipps sollen helfen das Gesprochene sichtbar zu machen.

Besprechungen sehender machen

„Wir sind visuelle Kreaturen. Visuelle Dinge bleiben hängen, Geräusche verblassen.“ Steven Pinker

  • So wie Landkarten können Flipchart-Poster Orientierung geben.
  • Text & Bilder darauf verbessern die Merkfähigkeit. Bilder werden im Langzeitgedächtnis gespeichert. Verbale und nonverbale Kommunikation addiert sich im Gehirn und verstärkt so auch die Erinnerung.

„Sein ist gesehen werden.“ George Berkley

  • Über den Sinneskanal Auge nehmen wir die meisten Informationen auf. Wir sehen mehr als wir hören, riechen, schmecken und fühlen.

Und nein, Sie müssen dafür nicht perfekt zeichnen können. Auch ein einfacher Start nützt Ihnen schon. Und vielleicht haben Sie danach Lust auf mehr.

1. Agenda und Ziele immer im Blick haben

Oft wird die Agenda ausgeteilt. Ein erster Schritt, um Ziele zu erreichen. Doch dann liegen da noch weitere Unterlagen auf dem Tisch. Stifte und Papier bzw. der Laptop brauchen Platz. Kaffeetassen und Wassergläser gibt es auch. Sind Sie sich sicher, dass jede/r die Agenda, die Zeit und die Ziele der einzelnen Agenda-Punkte immer im Blick hat?

Besser auf den Kurs der Besprechung können Sie alle einschwören, wenn die (Seekarte) Agenda immer präsent ist. Das muss nicht immer nur eine Liste sein, hier ein Vorschlag:

Bei regelmäßigen Besprechungen mit gleichem Teilnehmerkreis kann diese Aufgabe jeweils weitergegeben werden. So beflügeln Sie sich vielleicht gegenseitig zu einer immer hilfreicheren Flipchart-Agenda.

2. Verständnis erleichtern

Wozu erzählt sie/er mir das?

Nach 10 Folien verstehen Sie das Thema immer noch nicht, dass Ihre Kollegin, Ihr Kollege erklärt. Vielleicht werden diese 10 Folien tatsächlich gebraucht. Damit Sie gedanklich am Ball bleiben, kann es hilfreich sein, wenn die Kollegin/der Kollege Ihnen vor den Folien auf einem Flipchart mit den wichtigsten Muss-Informationen Orientierung ermöglicht Das geht nicht? Ich halte dagegen. Hier eine Hilfe wie es gehen kann.
Weitere umfangreichere Information können ja dann mit Folien gegeben werden. Die Orientierung/der Überblick = das Flipchart bleibt dabei hängen.

So sehen Sie was Sie entscheiden:

Beim Brainstorming nutzt man Karten. Diese können auch einen schnellen und einfachen Überblick geben bzw. den Überblick behalten lassen, wenn es um Meinungen geht.
Jeder notiert seine Meinung auf einer Karte. Mit oder ohne Namenskürzel je nach Situation. Die Karten werden in einer Reihe aufgehängt und man sieht so das Spektrum der Vorschläge. Oder man sortiert sie nach Pro und Kontra. Oder nutzt eine Matrix oder zwei um sie zu filtern.

3. Nutzen des Meetings zeigen

Vielleicht können Sie in einer nur verbalen Besprechung schon gut erkennen: „Ja die Besprechung hat sich gelohnt.“ Vielleicht aber doch nicht. Und auch falls Sie andere vom Nutzen überzeugen wollen oder müssen, eignen sich die entstandenen Flipcharts. Sie hängen die ganze Zeit sichtbar im Raum.
Malerklebeband hilft dabei und zerstört keine Wände.

Der Moderator der Besprechung geht zum Schluß entlang und fasst kurz zusammen. Der Nutzen wird sichtbar/er.

Die Tipps kosten Zeit? Eine vertane Besprechung auch.

Ich denke unterm Strich ist die Energie gut investiert, mit dem Stift Besprechungen sehender zu machen. Ein weiterer positiver Nebeneffekt für alle, die Tipps umsetzen, ist auch mehr Klarheit und mehr Reduktion auf’s Wesentliche.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen.
Ihre Annette Hexelschneider und Annette Berger

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